AFA kart

Horten Biljardklubbs (HBK) ansvars-, fullmakts- og arbeidsfordelingskart skal regulere og klargjøre fordelingen av arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet i/mellom styret, oppnevnte avdelinger og komitèer.

Målet er en effektiv og ryddig organisasjon med motiverte tillitsvalgte og frivillige. En organisasjon som ivaretar sine primæroppgaver på en god måte, samtidig som behovet for utvikling ivaretas.

Basis i samarbeidet, både for tillitsvalgte og frivilllige er gjensidig tillit og respekt. Enhver handling baseres på lojalitet mot organisasjonen og medlemmene. Den interne debatten skal være mest mulig åpen, direkte, kritisk og saklig. Alle skal være trygge på at det interne aspektet bevares. Utad bidrar enhver tillitsvalgt og frivillig til at det snakkes og skrives mest mulig positivt om Horten Biljardklubb.

 

Styret

Horten Biljardklubb ledes og forpliktes av styret, som er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal holde møter når styrelederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer deltar, uavhengig av møteform. Det føres vedtaksprotokoll fra styrets møter. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende.

Det skal være stor takhøyde for ulike syn innad i styret. Men når styret har fattet et vedtak, er det en ubrytelig forutsetning at styrets enkeltmedlemmer, i ord og handling, forholder seg lojale til vedtaket. Det påhviler enhver tillitsvalgt og frivillig å skape ro og oppslutning om vedtak fattet av styret.

Styret styrer, men detaljstyrer ikke. Styret skal således konsentrere seg om overordnede beslutninger, strategier og prinsipielle diskusjoner.

Beslutningsmyndighet på detaljnivå er delegert de respektive administrative fagavdelingene eller utvalgene, som forestår den daglige driften på sitt område. Som en kvalitetssikring med vurdering opp mot årsmøtevedtak samt HBK’s organisasjonsplan samt Norges Biljardforbunds regelverk skal styreleder forelegges alle offisielle dokumenter som utarbeides og skal sendes på vegne av Horten Biljardklubb. Som overordnet ansvarlig kan styret, når det finner det nødvendig, løfte en hvilken som helst avdelings-, utvalgssak opp på styrenivå.

 

Alle styremedlemmer har møteplikt på styremøter og årsmøter. Alle styremedlemmer har talerett, forslagsrett og stemmerett i styret. Alle styremedlemmer har talerett og stemmerett på årsmøtet. Og alle styremedlemmer er offisielle representanter for Horten Biljardklubb.

 

Styrelederen

Styrelederen er styrets leder samt administrativ leder for klubben. Styrelederen skal ha god oversikt og kjennskap til organisasjonen. Styrelederen skal følge opp arbeidet i utvalg og komiteer. Styrelederen skal fortløpende vurdere organisasjonens arbeid i forhold til vedtatte mål. Styrelederen skal være aktiv diskusjonspartner, rådgivende støtte og fungere som inspirator for styremedlemmene. Styrelederen skal sørge for effektiv ledelse av styremøter. Og jobbe for nytenkning og utvikling av klubben. Styrelederen har innkallings-, møte-, tale- og forslagsrett i alle utvalg og komiteer oppnevnt av styret.

 

 

Lederteam

Nestlederen er styrelederens stedfortreder. Styrelederen og nestlederen utgjør lederteamet. Lederteamet kan unntaksvis, når særskilte forhold tilsier det, fatte vedtak uten styrebehandling. Slike vedtak skal alltid godkjennes av styret i etterkant. Lederteamet forestår klubbens daglige drift, innenfor rammer gitt av årsmøtet. 

 

Administrative fagavdelinger og utvalg

Lederne i de faste fagavdelingene og utvalgene skal være styremedlemmer. Disse er både politisk talsmann/-kvinne for fagområdet i styret, og administrativ leder i fagavdelingen, med tilhørende ansvar og arbeidsoppgaver. Lederne har med det en todelt rolle, både som idrettspolitikere i styret,og som administrativ ressurs og leder for fagavdelingen. Det er viktig for ryddige beslutningsforhold at alle er klar over denne todelingen.

De faste avdelinger og utvalg er pt, arbeidsutvalg. Fagavdelingene oppnevnes formelt av styret, men det er (med noen få unntak) avdelingsleder selv som velger ut – og knytter til seg ressurspersonene i egen fagavdeling. Begge kjønn (Jfr NIFs Lov § 2-4) skal være representert i avdelingene. Dette punktet har Horten Biljardklubb dispensasjon for i og med det ikke er noen kvinnelige medlemmer i klubben. Avdelings-, utvalgsleder har budsjettansvar, den daglige beslutningsmyndighet og er gjennomfører på sine områder. Avdelings-, utvalgsleder rapporterer til styreleder minimum en gang per måned. Dette skal fortrinnsvis være den 1. i mnd.

 

Arbeidsutvalg

Ledes av arbeidsutvalgets leder. Arbeidsutvalget ivaretar følgende:

 

  • Informasjon, media og kommunikasjon. Horten Biljardklubb sin hjemmeside, herunder forum, vedlikehold, videreutvikling, og publisering av artikler. Pt driftes hjemmesiden av styreleder.
  • Pressemeldinger og journalistikk.
  • Anlegg, herunder fremtidig klubblokale eller kombianlegg.
  • Utstyr og spillemidler til utstyr.
  • Økonomi og marked med hovedvekt på inntektsbringende tiltak som salg, sponsor og markedsarbeid.
  • Sosiale aktiviteter
  • Arrangering av Klubbmesterskap

 

Kommunikasjon

Styremøter avholdes fortrinnsvis på e-post eller SKYPE.

E-post er HBK sitt primære kommunikasjonsmiddel. Det er viktig for organisasjonens dynamikk at skikk og bruk for e-post følges. Skikk og bruk for e-post er definert i organisasjonsplanen.

 

Lønn, kompensasjon og godtgjørelser

Styret har ikke styregodtgjørelse. Men tillitsvalgte, oppnevnte og frivillige kan få økonomisk godtgjørelse fra HBK for innsats utover det som kan forventes i vervet. Avgjørelse om dette skal tas av styret. Det er i tillegg mulighet for dekning av faktiske utgifter i følge med vervet:

 

  • Forhåndsgodkjente reiseutgifter etter regning med dokumenterte bilag.
  • Forhåndsgodkjent opphold dekkes etter regning med dokumenterte bilag.
  • Utgifter til internettilgang kan dekkes, men forutsetter forutgående avtale.
  • Utgifter til telefon/mobiltelefon kan dekkes, men forutsetter forutgående avtale.
  • Andre faktiske ekstrautgifter kan dekkes, men forutsetter forutgående avtale.

 

Forhåndsgodkjenning/-avtale krever dekning i budsjett og skal gis av styret. Eventuelle bevilgninger ut over budsjett må alltid vedtas av styret.

 

 

ORGANISASJONSKART

Se organisasjonsplan for organisasjonskart.

Markedssjefen er formelt sett underlagt arbeidsutvalget, men rapporterer direkte til styret. Det vurderes før årsmøtet om arbeidsutvalget skal splittes opp i egne enheter og ansvarsområder.

 

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.